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一、商务活动中如何正确使用信笺

在繁忙的商务活动中,有时你并没有机会与客户面对面,但当你经由信差或EMAIL寄出一封信,或传递给某人你的邀请时,你就在传达你本人和你工作的精髓与形象。

文字是人际沟通的基本手段之一。掌握各种文书的规范格式和写信要求,明确写作的语言表达和词语运用,能够很好的交流感情、传递信息、沟通联络、联系事物。

一般来讲,公事性的书信是可以打印的,比如介绍信、公文、通知等。但如果是带有感情色情,特别是表达自己的感谢、歉意、邀请之意时,就最好用手写的书信,以示自己的重视及诚意。如果实在没有时间手写,至少签名应该是手写的。

二、信笺代表你也代表公司的形象

很多著名公司为了展现优良的企业形象,便于管理,赢得客户和外界人士对品牌的认同,常常习惯在设备、办公用品上添加企业的设计符号。甚至有些公司在办公室内、年历、文件夹、茶杯等上面都印着公司标记,视觉和机械变成一样重要了。很多公司常常一年中花数百万美元来明确他们的商标和公司识别系统。

这一部分有几个重点,请谨记在心:

公司信笺的重要性——在商务活动中最好用印有公司名称、地址和电话号码的信封。

如果不用公司为你们准备的文具,就需要为自己准备品质佳的社交信笺。

信纸折好才收进信封。即使只是稍微折不好,公司的整体形象仍会遭到破坏。

你的电话和传真号码要注明在信签的开头处。因为拨电话去长途查号台查一个电话号码是相当花钱、费时和恼人的事,所以有很多人因此不想回电话。

第二张信低如果与第一张不能相连,那看起来会相当的不协调。换言之,如果你的笺头是淡褐色信纸,但第二张信纸却是不同材质,又是无色,你会发现你寄送出的信会让人很不舒服。

如果信笺上的资料要改变(地址、电话号码等),赶紧订购新的信笺。如果用旧式的信笺,应更正在上面的资料,不过只使用一个月,一个月后,你的新信笺应该就已经送到了。如果你用那些旧式信笺好几个月,那会显得相当不恰当。

坚持使用封口黏着性好的信封,因为这样信封才能黏紧。当你非要在封口加上玻璃胶带以保安全时,可能会破坏了信笺的美感。信笺要保持干净。

切记,写信字要大,这样才能方便阅读--不需要用放大镜。

三、商务活动中给客户发送资料时应注意的问题
商务活动中我们免不了要与客户进行宣传和交流,商业宣传及产品介绍可以用电话、传真、信函或邮寄的形式来传达。当然喽,信函是传达消息最私人的方法,它也能夹带一些资料--小册子、印刷物、剪报等。不过,如果要大量邮寄,复印可能很昂贵,而且非常不方便。所以,如果是大型邮件,最好的方式就是印刷,公司文化及相关介绍很容易就能打动大客户、同事、有潜力的客人和朋友。

有关商业资料,有几点要项必须谨记:

公司宣传资料反映了公司的形象,就跟公司的信笺一样。因此,两项的材质都要好,设计则要更出色。

传达的内容要有针对性,不要太多,也不能太少,如果对方弄不清该宣传的目的,它的主要意义就消失了。

印刷的宣传资料是最不昂贵的沟通方法;比较正式,能创造出只属于自己公司的特别气质。

当你收到商业宣传资料时,你不必要函复已收到。不过,如果你是该函所提到的主角的私人朋友,应该很高兴地回复给他或她,借以传达感谢之意,这件事非常容易被忽略。

商业资料的正式与非正式设计就和公司的信笺一样,商业资料应该正确地反映公司的形象。使用相同标志、字体、材质颜色和印刷,有助于强化公司的同一性。

商业资料的文字要经过仔细的校对后才打字--任何一点小小的错误都是很严重的。

正式和非正式商业资料与介绍使用的措辞应比较书面化,也应比较正式、严谨,内容要清晰、明了,易于理解,版式、色彩要比较吸引人。

符合国家及有关部门的技术标准和规范,满足用户订单要求,内容无误,材质无误、纸张平滑,墨色均匀,页码正确,尺寸划一,装订整齐,包装结实,标签准确。

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